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Cinco recomendaciones para reducir el número de mensajes catalogados como spam y mejorar el promedio de entrega de sus campañas.

¿Sus mensajes están siendo clasificados como correo no deseado o spam?

Tenga en cuenta que cuando su mensaje es catalogado como spam (por el destinatario o por su cliente de correo) su porcentaje de entrega disminuye para futuras campañas y la reputación de su empresa se puede ver afectada. A continuación presento los 5 recomendaciones para reducir el porcentaje de emails catalogados como spam, mejorar la reputación de su compañía (en términos de envío de correos) y aún más importante, para que su cliente lea su mensaje.

1. Evalúe la calidad de su lista de correos

La forma más rápida para que su mensaje sea clasificado como spam es enviar correos a personas que nunca pidieron recibir información de su empresa o producto. Asegúrese que su empresa solo esté distribuyendo emails a personas que voluntariamente se registraron para recibirlos. Modifique los formularios de registro en su sitio web, recuerde que es importante brindar la opción de aceptar o no el envío de correos por parte de su empresa. No asuma que todas las personas que compran sus productos desean recibir correos de su empresa.

Por ejemplo, si un cliente compra un producto telefónicamente o en una de sus tiendas, asegúrese de registrar su correo y preguntarle si desea que su empresa le envíe correos ocasionales con promociones, ofertas, bonos de descuento, boletines de noticias, etc.

2. Evalúe la antigüedad de su lista.

Si su empresa cuenta con una lista a la que no ha enviado correos en periodos superiores a seis meses considere la posibilidad de enviarles un correo solicitando que confirmen si desean recibir correos sobre su producto o servicio. Esta estrategia deja ver al destinatario que su empresa realmente se preocupa por enviar solo información que le interesa.

3. Evalue la frecuencia

El envío inconsistente de correos, digamos, una vez cada seis meses, puede provocar que el destinatario catalogue su correo como no deseado. No obstante, el envío demasiado frecuente de mensajes puede también ser perjudicial. Siempre evalúe si es posible comunicar el mismo mensaje en el menor número de correos posible.

5. Evalúe la relevancia

No envíe correos masivos a todas las personas registradas en su lista, cuando la información contenida en el mensaje solo es de interés para una pequeña parte de ésta. Segmente su lista tanto como pueda antes del envío de cada campaña.

5. Tenga en cuenta las expectativas de sus clientes

Cuando esté recopilando correos para sus listas de distribución asegúrese que su empresa comunique de manera clara a sus clientes/prospectos que tipo de información estarán recibiendo antes de que se registren. Hágase esta pregunta: ¿Saben las personas en mi base de datos cuántos correos estarán recibiendo, con qué información y con qué frecuencia? Sea claro y transparente.
Una persona en Colombia recibe un promedio de 11.5 correos a diario. Ofrecer contenido relevante y de interés le garantizará que su mensaje no sea considerado spam y aumentará las probabilidades de que su mensaje cumpla el objetivo para el que fue enviado.

Estas recomendaciones son en mi concepto un conjunto básico de las normas para buen email marketing: Mensajes relevantes, enviados a quienes están interesados en leerlos justo en el momento que los necesitan.

¿Es su producto o el servicio de su empresa tan poco atractivo cómo para que nadie desee saber de él? Si su respuesta a esta pregunta es SI, este artículo no será de mucho interés para usted. Sin embargo, si usted considera que su empresa cuenta con un producto valioso estará de acuerdo conmigo cuando digo que no es necesario recurrir a la compra de “bases de datos a precios increíbles” para dar a conocer su producto.

Soy de los que piensan que una base de datos conformada por 100 personas que voluntariamente aceptó recibir información sobre mi empresa o uno de sus productos es muchisimo más valiosa que comprar bases de datos de 1.000 personas que nunca han  escuchado de mi compañía y que seguramente no encajan en el estándar de un buen prospecto para mi producto.

Con frecuencia asumimos que las empresas y personas dedicadas a email marketing comprenden que comprar listas de correos es muy similar tirar dinero a la basura, desafortunadamente no es así.

Una de las molestias con las que tenemos que convivir los colombianos que usamos correo electrónico (Aprox 3 de cada 5 colombianos) es la continua llegada de correo basura,  no solo de spammers sino de compañías reconocidas que en un esfuerzo por aumentar ventas compran bases de datos de correos electrónicos e inundan a diario nuestros correos electrónicos con su publicidad. Como evidencia de lo anterior quiero compartir con ustedes un correo que recibí hace algunos días con una oferta “como para no perder”:

¿Compraría usted la lista? Antes de contestar, evalúe el siguiente escenario; su empresa adquiere esta “espectacular base de datos” y decide inundar el correo de los pobres en la lista con información comercial sobre su producto estrella. Ahora le hago las siguientes preguntas: ¿Son realmente todas las personas registradas en esa lista su mercado objetivo?, ¿Realmente vale la pena tomarse el tiempo para molestar a cientos de personas si es poco probable que alguna de ellas esté interesada en su producto?

Si retomamos el artículo en el que hablo sobre problemas para hacer llegar los mensajes de su empresa al destinatario final, el problema además de molestar a un par de personas, puede convertirse en un problema mayor para la entrega de sus correos a personas que si desean recibirlos. Comprar listas o bases de datos de correos puede generar problemas con la entrega de sus correos, con la reputación del remitente y un potencial daño a la reputación glogal de su compañía.

La mayoría de estas bases de datos son generadas por medio de Honeypots (software cuya intención es atraer a atacantes, simulando ser sistemas vulnerables o débiles a ataques e incentivando a hackers a intentar ingresar generando múltiples usuarios ficticios para lograr colapsar una base de datos.) y otras técnicas poco ortodoxas. Además, no es necesario ser un experto en online marketing para saber que es un hecho que estas personas no han autorizado a su empresa para enviarles correos. Cuando las personas reciben correos de fuentes no deseadas o desconocidas, usted puede estar seguro que van a marcar su mensaje como spam, van a solicitar ser retirados de su lista de distribución y van ha hablar mal de su producto (o al menos de cómo lo están forzando o conocerlo) con amigos y colegas. En la actualidad, con la facilidad que ofrece internet usted no puede arriesgarse a que cuando menos lo piense alguien cree un grupo en Facebook llamado “A qué encontramos 1000 personas que odian a SUEMPRESA!” o un artículo en un blog demeritando su marca o producto. Recuerde que construir la reputación de una compañía puede tardar años, destruirla es cuestión de un instante.

Ser parte de un proyecto empresarial  de menor tamaño me ha permitido darme cuenta que cuando nadie o no un gran número de personas conoce mi producto, la salida más sencilla parece ser adquirir una de estas listas y distribuir tantos mensajes sea posible a cuantas personas sea posible, especialmente cuando su base de datos es muy pequeña o completamente inexistente.

Le puedo asegurar que la cantidad de quejas, mensajes marcados como spam, la solicitud de retiro de correos de manera masiva y el daño en general a la reputación de una empresa no es compensado por uno o dos clientes que con suerte se puedan generar con esta técnica. Ahora si, le invito a contestar mi interrogante ¿Compraría usted la lista?

A diario recibo un promedio de 15 correos con propósitos comerciales en mi correo personal, la mayoría de ellos, provienen de compañías de las que he comprado algún producto en el pasado y los demás, provienen de mi registro voluntario en sus listas de distribución simplemente porque me interesa saber sobre ofertas o productos que en algún punto puedan interesarme y en otros casos, simplemente se trata de spam. Sin embargo, y aunque casi en todos los casos estoy dispuesto a leer el contenido de sus mensajes, el formato del correo no me facilita la tarea. A continuación presento una lista con los 5 errores más comunes en la ejecución de campañas de marketing vía email.

1.No veo nada en el mensaje

Es bastante probable que si usted no puede ver el contenido del correo es debido a que el cuerpo del mismo es una imagen que ha sido automáticamente bloqueada por su cliente de correo. Si va a incluir imágenes en su mensaje es recomendable conservar una proporción de 50% texto y 50% imágenes para evitar ser considerado como spam. Aunque no existe un factor claramente definido al respecto, se presume que 150KB es el límite máximo que todas las imágenes del cuerpo de un correo debe tener para no ser considerado como spam. Es recomendable que cada imagen tenga un tamaño de 40KB. Además, recuerde que si incluye imágenes agregue un ALT TAG, es decir, el texto que se verá en caso de que el cliente de correo no muestre la imagen. La configuración de la mayoría de clientes de correo bloquea automáticamente las imágenes, entonces si usted no incluye alt tags, lo más probable es que el destinatario nunca vea el mensaje.

2. “¿Qué es autenticación?”

Es muy importante que usted defina los registros de autenticación para maximizar el promedio de entrega exitosa de sus mensajes. Y, ¿qué es eso? Los ISP (Internet Service Providers) diferencian a quienes envían correos legítimos a destinatarios en listas de registro voluntarias, de quienes envían correos masivos sin permiso (spammers) a través del uso de Identidad del remitente, SPF (Convenio de Remitentes, del inglés Sender Policy Framework) y DomainKeys, herramientas que pueden ser instaladas fácilmente en su DNS (Domain Name Server), el servidor que posee la dirección ‘remitente’ que se usa cuando usted envía un mensaje y que le asegura a los clientes de correo y sus filtros que el mensaje es legitimo y que se está enviando a nombre de quien dice ser. Para obtener más información al respecto diríjase a su equipo técnico o a la compañía que le brinda el servicio de distribución de emails.

3.“Pero mi empresa ya había enviado mensajes a esta lista”

Eso es bueno, sin embargo, si ha dejado pasar un lapso de tiempo considerable entre un envío de correos y el siguiente, o si el envío se ha hecho de manera muy esporádica, es de esperar que muchos de los destinatarios lo califiquen como spam o que ni siquiera llegue a su cuenta. No obstante, esto no es razón para pensar que su lista ya no sirve para nada. Envíeles un correo en el que su empresa les recuerde que en el pasado se registraron de manera voluntaria están registrados en sus listas de distribución.

Este tipo de errores ocurren todo el tiempo, mi recomendación es que usted y su empresa se mantengan tan informados como sea posible acerca de los nuevos cambios que surgen en email marketing. Esta es una industria que cambia día a día y es comprensible que no siempre tengamos la respuesta para cada posible problema.